Como gestor de uma empresa, você já pensou em como evitar desastres? A melhor maneira é estar preparado para eles. Por isso, o desenvolvimento de um plano de contingência completo e consistente é fundamental para a sustentabilidade de qualquer negócio. 

Geralmente, quando as coisas estão indo bem, os gestores tendem a esquecer de planejar os momentos difíceis. Contudo, esse é um desafio que não pode ser ignorado. Isso porque quando ocorre um desastre, a empresa pode perder tudo em um piscar de olhos.

O nível de exposição aos riscos é alto. São muitas as possibilidades de desastres: um terremoto pode destruir seu escritório, seu maior cliente pode escolher seu concorrente em vez de você ou seu sistema pode travar repentinamente e fazer você perder dados importantes. 

Neste contexto, diante de tantas variáveis e riscos, a falta de um modelo de plano de contingência pode ser um desastre por si só.

Para evitar dificuldades na resolução de problemas e impactos negativos na performance da sua empresa, apresentamos o essencial sobre o tema neste artigo. 

O que é um plano de contingência

Um plano de contingência é uma estratégia proativa que descreve o curso das ações que os gestores e a equipe de uma empresa precisam realizar em resposta a um evento que pode acontecer no futuro. 

O plano de contingência desempenha um papel relevante que visa garantir a continuidade dos negócios, a partir das estratégias de gerenciamento de riscos e recuperação de desastres.

Desse modo, é a ferramenta que ajuda você a se preparar para eventos imprevistos e minimizar os impactos. Além disso, o plano também indica como realizar as operações comerciais após a ocorrência do evento.

Em síntese, o plano de contingência é um conjunto de etapas compartilhadas com todos, que descrevem como você e sua equipe responderão em caso de um futuro imprevisto, desastre ou dificuldade.

O plano contingencial também é conhecido como plano B, plano de backup e plano de recuperação de desastres. 

Os principais benefícios do plano contingencial para a empresa

Ter um plano de contingência dentro da empresa é essencial.

Sem definir um modelo de plano de contingência, o gestor está expondo a companhia a uma série de riscos desnecessários. Uma abordagem preditiva e preventiva é mais inteligente e eficaz, uma vez que considera todos os cenários possíveis e indica as ações e decisões recomendadas para cada situação.

Os dois objetivos principais de um plano de contingência são:

  1. Conter e minimizar qualquer perda;
  2. Manter as operações o mais próximo possível do ‘normal’ .

Agora que você já conhece o propósito do plano de contingência, listamos, a seguir, alguns dos principais benefícios para a sua empresa:

1- Incentiva a avaliação do negócio 

Quando chega a hora de criar um plano de contingência, os líderes de negócios devem considerar todos os eventos e resultados possíveis que podem ocorrer. Com isso, os gestores têm a chance de avaliar os pontos fortes, fracos e oportunidades de seus negócios. 

Essa avaliação interna ajudará a produzir um plano mais sistemático para prevenir, responder e se recuperar de um desastre.

2- Resposta rápida 

Um plano de contingência ajuda a empresa a reagir rapidamente a eventos negativos. Na prática, o plano contingencial lista as ações que precisam ser realizadas. Dessa maneira, todos os envolvidos podem se concentrar no que fazer sem perder tempo e entrar em pânico.

3- Minimização de danos e perdas 

Com um modelo de plano de contingência bem estruturado em vigor, a companhia consegue minimizar os danos que podem ocorrer em um desastre, bem como reduzir a perda de produção. 

Por exemplo, se você tem geradores de emergência configurados, mesmo durante um apagão, sua equipe pode continuar trabalhando.

4- Evita o pânico 

As pessoas tendem a entrar em pânico em situações de emergência. Isso é especialmente verdadeiro quando não há planos de ação a serem seguidos. 

Ter um plano de contingência claro e bem documentado ajuda os funcionários a superar seus medos iniciais, tomar decisões melhores e avançar para a restauração das operações de negócios.

5- Melhora a confiabilidade 

Clientes e colaboradores tendem a abandonar uma empresa quando uma crise é mal gerenciada. 

Ter um plano de contingência permite que as companhias mostrem aos seus stakeholders que são resilientes e estão preparadas para lidar com qualquer desastre ou emergência futura sem afetar seu serviço. 

Essa noção melhora a fidelidade à marca e a confiança em uma empresa.

Os 4 pilares de um plano de contingência

Um modelo de plano de contingência pode ser dividido em 4 pilares.

Na hora de construir um plano de contingência completo, é importante avaliar os principais pilares que sustentam a empresa. Afinal, sem eles a continuidade do negócio se torna inviável. 

Confira, a seguir, quais pilares você precisa ter em mente na hora de construir seu plano contingencial:

Pilar 1: Segurança do colaborador 

Independentemente do tamanho do risco que a empresa corre, a segurança das pessoas deve estar em primeiro lugar. Os  colaboradores devem saber o que fazer em caso de emergência e ter a certeza de que a segurança deles é sua prioridade. 

Compartilhe o modelo de plano de contingência de segurança do colaborador com os profissionais como parte da integração para que eles saibam que existe.

Pilar 2: Plano de Comunicação

Em caso de emergência, é provável que você não consiga se comunicar normalmente. Se houver falta de energia ou você não puder entrar no escritório, você terá que descobrir uma maneira de se comunicar. 

É possível, por exemplo, configurar um número de telefone e comprar um telefone fixo que funcione sem estar conectado. Essa linha será o ponto central de comunicação com sua equipe durante as quedas de energia que duram dias, por exemplo. 

Considere também a criação de uma lista de telefones, com o número de todas as pessoas nela. Compartilhe digitalmente. Além disso, imprima-o e guarde-o na casa de alguns executivos. 

Também é importante orientar os colaboradores para que eles tenham fontes de energia de backup para telefones e computadores tanto em suas casas quanto no escritório. 

Pilar 3: Plano de backup e recuperação de dados

Os dados são essenciais para o sucesso da sua empresa, então você deve ter um plano de backup e recuperação de dados. Se ainda não tem, agora é hora de colocar um. Existem coisas simples e econômicas que você pode fazer:

  • Comprar seguro;
  • Ter uma fonte de energia de reserva, como um gerador;
  • Fazer backup de seus dados na nuvem e garantir o backup de seu backup.

Pilar 4: Finanças

Nenhuma empresa deve ter todo o seu dinheiro em uma conta. Assim que possível, crie pelo menos duas contas financeiras separadas para sua empresa. Na segunda conta, guarde dinheiro suficiente para usar em caso de emergência. 

Como elaborar um modelo de plano de contingência eficiente?

Confira como criar um modelo de plano de contingência eficiente.

Veja quais etapas você precisa seguir em um processo de planejamento de contingência:

Etapa 1: Liste os principais riscos

Identifique os principais eventos que podem ter um impacto negativo no curso do seu negócio e nos principais recursos, como colaboradores, equipamentos e sistemas de tecnologia da informação.

Para obter uma compreensão mais profunda sobre os aspectos que podem causar problemas e comprometer a sustentabilidade da empresa, conte com o suporte dos líderes de equipe, especialistas no assunto e até mesmo de consultores de negócios externos.

Use um mapa mental para organizar e categorizar as informações coletadas na sessão de brainstorming com a equipe. 

Se preferir, você pode tornar esse processo de construção do plano contingencial ainda mais colaborativo. Basta compartilhar o conteúdo com todos na organização para obter a opinião deles também.

Etapa 2: Priorize os riscos com base em seu impacto

Depois de criar uma lista de todos os riscos possíveis que podem impactar diferentes áreas do seu negócio, comece a priorizá-los com base no grau de ameaça que representam, considerando a sua gravidade e a probabilidade de ocorrência.

Etapa 3: Crie planos de contingência para cada evento

Nesta etapa, é hora de criar planos separados que descrevem as ações que você precisa tomar caso os riscos identificados anteriormente ocorram.

Considere o que precisa ser feito para retomar as operações normais após o impacto do evento.

Aqui, é fundamental esclarecer as responsabilidades dos colaboradores. Por isso, o ideal é criar cronogramas que destacam:

  • Quando as coisas devem ser feitas e concluídas após o evento;
  • Processos de restauração e comunicação;
  • Ações que você deve tomar com antecedência para evitar perdas na ocorrência do evento. Por exemplo, contratação de seguro cobertura.

Para facilitar a compreensão de todos os envolvidos, você pode usar um formato visual que permita destacar o fluxo das ações. 

Etapa 4: compartilhe e mantenha o modelo de plano de contingência

É fundamental que o plano contingencial da empresa seja compartilhado com todos os funcionários.

Depois de concluir o modelo de plano de contingência, certifique-se de que o documento permaneça acessível para todos os colaboradores e partes interessadas.

Periodicamente, reveja seu plano contingencial e atualize-o conforme necessário. Sempre que realizar alterações, lembre-se de informar seus colaboradores sobre as mudanças. Afinal, essa revisão pode incluir atualizações em suas funções e responsabilidades.

Qual a importância de um plano contingencial para cloud?

Existem diferentes tipos de eventos que afetam a infraestrutura de TI de uma empresa. Eles podem estar relacionados a falhas de equipamentos, furtos, crimes virtuais, impactos ambientais, erros humanos e assim por diante.

São muitos os fatores externos imprevisíveis que podem comprometer o desempenho e a continuidade do negócio. A pandemia do novo coronavírus é o exemplo mais recente. 

Ninguém esperava por ela, mas as empresas que tinham um plano de contingência estavam um passo à frente. Isso porque elas já haviam identificado ameaças e desenvolvido um plano de ação para reduzir e mitigar danos, mantendo a confiabilidade da operação.

Neste cenário, uma das tecnologias mais relevantes é a computação em nuvem. Independentemente do setor de atuação, todas as empresas têm muito a ganhar com a ferramenta. 

Diante da necessidade de se relacionar, comunicar e vender para os consumidores, a cloud computing é a ferramenta mais eficaz porque proporciona uma conexão segura e estável com alta disponibilidade

A cloud computing permite às empresas reagir de maneira rápida e assertiva. No enfrentamento à pandemia, por exemplo, muitas organizações conseguiram criar servidor, preparar infraestrutura e oferecer um serviço novo para os clientes. 

Mesmo em um cenário complexo marcado por imprevistos e incertezas, as companhias conseguiram criar processos e procedimentos de digitalização com o suporte da computação. 

Solução Huawei

Sabendo da importância da continuidade da operação para as empresas, recentemente, a Huawei lançou a sua AZ2 (Availability Zone 2) , ou seja, a segunda zona de disponibilidade para nuvem pública. A oferta garante às empresas maior confiabilidade e agilidade na inovação e redução de riscos

Com a AZ2, a companhia ganha múltiplas zonas de disponibilidade, inclusive com data centers isolados, mas que funcionam de maneira harmônica. Assim, se um deles falhar, a operação será mantida para os usuários sem qualquer dificuldade.

Assim, a empresa evita situações como indisponibilidade do ERP e de outros softwares, falhas no servidor e downtimes relacionados ao fornecimento de energia elétrica. 

Na sua empresa, qual é o modelo de plano de contingência? Você já fez o plano contingencial de TI com foco em cloud? Confira o webinar da Huawei sobre plano de contingência e saiba mais sobre o tema. 

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Escrito por:

Erik Nabarrete Schanz

Partner Business Development Manager - Profissional com mais de 20 anos de experiência no mercado de TIC, atuando por 19 anos na Huawei Technologies em diversas áreas como Vendas, Marketing e Gestão de Produtos. Atualmente atua como Gerente de Desenvolvimento de Negócios em Cloud Pública, ajudando o ecossistema de parceiros na geração de demanda e adoção da HUAWEI CLOUD.

Partner Business Development Manager - Profissional com mais de 20 anos de experiência no mercado de TIC, atuando por 19 anos na Huawei Technologies em diversas áreas como Vendas, Marketing e Gestão de Produtos. Atualmente atua como Gerente de Desenvolvimento de Negócios em Cloud Pública, ajudando o ecossistema de parceiros na geração de demanda e adoção da HUAWEI CLOUD.

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